blog How-tos Tutorials
21-09-2022
Eigen streaming video website opzetten in 7 stappen..
EduCampus is een opleidingsorganisatie dat jaarlijks congressen organiseert, maar het evenement van dit jaar dreigde in het water te vallen vanwege de coronamaatregelen. Het event online organiseren met een interactieve livestream bood een uitkomst om het door te laten gaan.
‘Effectief Leren en Lesgeven’ is een offline event van EduCampus wat dit jaar voor het eerst een online live stream event werd. Spannend, want zou de kwaliteit wel gewaarborgd worden bij een online live event?
Gelukkig waren de reacties van EduCampus en de aanwezigen positief. VIXY zette een live streaming platform op en zorgde zo voor een goede inrichting van het online event, programmering met meerdere ‘zalen’ en interactiemogelijkheden.
Live stream event online: ‘Effectief Leren en Lesgeven’ van EduCampus
EduCampus is een opleidingsorganisatie die zich richt op de bij- en nascholing van professionals met een hbo- of wo-opleiding. In samenwerking met vakinhoudelijke experts organiseren zij jaarlijks een aantal congressen en opleidingen rond actuele thema’s. Hierbij leggen ze de lat hoog en worden alleen de beste sprekers en opleiders geselecteerd, die de cursisten informeren én inspireren. Deze sprekers helpen je graag om nieuwe inzichten te verkrijgen en enthousiast aan de slag te gaan met de nieuwe stof.
Events organiseren doet EduCampus dus regelmatig. ‘Effectief Leren en Lesgeven’ is bijvoorbeeld een van de offline events die EduCampus organiseert. Dit onderwijscongres is voor leraren, leerkrachten, begeleiders en schoolleiders in het basisonderwijs, voortgezet onderwijs en het mbo. Het doel: in één dag een update te krijgen van de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van leren. De sprekers zijn bijvoorbeeld bekende hoogleraren, lerarenopleiders en experts uit de praktijk. Zo zijn er topexperts zoals die komen spreken over de laatste inzichten uit onderzoek. Zij vertalen deze onderzoeken in praktisch toepasbare tips voor in het klaslokaal.
De uitdaging: Een hybride event, fysiek en online
Toen er al een behoorlijk aantal kaarten waren verkocht, gooiden de nieuwe coronamaatregelen roet in het eten voor EduCampus. Er mochten maar 30 personen aanwezig zijn, veel minder dan het aantal verkochte kaarten. De organisatie moest dus snel op zoek naar een alternatief voor het offline evenement.
Al snel werd duidelijk: het evenement moest niet compleet online, maar zowel online als offline. Er moest dus een ruime locatie gevonden worden en een live stream opgezet worden. Ook wilde EduCampus de dagplanning zo veel mogelijk blijven volgen. Daarom diende er een live streaming platform te zijn die het educatief event online kon verzorgen met een online programmering en 4 gelijktijdige livestreams voor de breakout sessies. Het was ook van essentieel belang om goed te testen op locatie zodat de live registratie en productie goed waren afgestemd op de online livestreams. Tot slot was het belangrijk dat mensen met elkaar konden verbinden en moest er ook gelegenheid zijn om vragen te stellen. Een uitdaging die wij graag aangingen.
De oplossing: Een educatief online livestreaming evenement
Het offline gedeelte vond plaats bij het NBC Congrescentrum in Nieuwegein. Deze luchtige en ruime locatie maakte het mogelijk om ruim 1,5 meter afstand te bewaren. Hier nam een professioneel camera registratieteam het gehele evenement op. Door het inzetten van online tools kon het evenement ook gelivestreamd worden. Het evenement was dus niet volledig online, maar de deelnemers konden kiezen of ze het congres op de congreslocatie wilden volgen of online, vanuit huis.
En bij dat stukje livestreaming kwam VIXY in the picture. ‘Effectief Leren en Lesgeven’ kreeg een eigen congresomgeving op het VIXY platform, waar deelnemers het online congres konden volgen. Het online live streaming event bestond uit vier zalen: een hoofdzaal met introductie en nog 3 andere zalen voor de breakout sessies. Alle zalen hadden een aparte opgemaakte eventpagina. Wij richtten een programmering in onder de stream, zodat mensen gemakkelijk van zaal naar zaal konden navigeren en eventueel konden ‘blijven zitten’ in een zaal, net zoals bij het offline event. Door middel van een wachtwoord op de webpagina’s van de zalen kregen mensen toegang tot het online event.
Het resultaat: Inzetten van de juiste online tools
Het evenement verliep heel goed, met enthousiaste respons van alle betrokkenen. Gedurende de dag stond ons team standby. Van tevoren hadden we de livestreams met de AV-productiepartij op locatie goed getest, om er zeker van te zijn dat de livestream aan de verwachtingen zou voldoen. Ook op het gebied van de technische helpdesk hebben wij een steentje bij kunnen dragen. EduCampus heeft dit in overleg met ons goed in kunnen richten.
De winst: Succesvol (online) live event met een 8,7 beoordeeld
De grootste winst is wel dat het evenement ‘gewoon’ door kon gaan. Het online event ‘Effectief Leren en Lesgeven’ was een van de eerste congressen die door kon gaan na de lockdown deze zomer. De deelnemers en sprekers reageerden ontzettend enthousiast. Het evenement werd door de deelnemers gemiddeld met een 8,7 beloond.
EduCampus kijkt terug op een succesvolle dag en wil in de toekomst vaker online evenementen organiseren. De krappe deadline zorgde voor wat uitdagingen, maar die waren allemaal overkomen en vormden een les voor de volgende online en offline events. EduCampus beschrijft het online event dan ook als een mooie toevoeging op de online congressen, omdat het een extra keuzemogelijkheid toevoegt voor de deelnemers. Hierdoor kunnen zij de scholing nóg meer inrichten naar hun eigen wensen en persoonlijke voorkeuren. De enige eis? Dat de technische partners de juiste online tools inzetten en kwaliteit leveren, zodat de online evenementen ook van hoge kwaliteit zijn. In dit geval heeft het Live Streaming Platform van VIXY die verwachtingen in elk geval waargemaakt.
EduCampus over VIXY
“We vonden het spannend om een online evenement te organiseren, maar het is allemaal goed gegaan en de positieve reacties waren hartverwarmend. Het live streaming event gedeelte werd perfect opgepakt door VIXY. Wij hebben heel fijn samen kunnen werken met VIXY. De communicatie tussen VIXY en de technici op locatie verliep ook soepel, dat is op zo’n hectische dag erg fijn voor ons als organisator. Wij kijken ernaar uit om vaker online events te organiseren.”
Cor Meurs | EduCampus
